Помощник руководителя, офис-менеджер

Екатеринбург, Екатеринбург

Обязанности

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений руководителем.

3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

6. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (по телефону, эл. Почте, на сайте, в чате и т.п.), своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

9. Осуществляет контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

10. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

11. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

14. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

15. Участвует в планировании потребности в ресурсном обеспечении деятельности сотрудников Института.

16. Выполняет указания и поручения директора Института и исполнительного директора.

17. Ежемесячно предоставляет отчетно-плановую документацию о своей работе и работе Института директору.

18. Участвует в подготовке и предоставлении рекламного материала smm специалисту (для развития соц.сетей).

Требования

Высшее образование

Знание законодательства об образовании

Коммуникабельность, пунктуальность, аккуратность Дисциплинированность

Умение работать в команде

Знание кадрового делопроизводства 

Навыки работы на персональном компьютере, в сети Интернет обязательны.

Условия

Полный рабочий день

В уютном офисе

Распечатать